Ufficio Protocollo

Responsabile: dott. sa Monica Pirarba
Resp. Procedimento: Nella Aresu

Apertura ufficio: Dal lunedì al venerdì, escluso il Martedì, dalle ore 11:00 alle ore 13:00. Martedì: dalle ore 15:00 alle ore 17:00

email: resp.amministrativo@comunediarzana.it

Posta elettronica certificata: comunearzana@pec.it

Il servizio si occupa della gestione delle deliberazioni di consiglio e di giunta comunale e svolge una serie di funzioni atte ad assicurare agli organi istituzionali ed ai loro componenti la collaborazione necessaria per lo svolgimento delle attività di competenza. aa

Offre il proprio supporto al funzionamento della giunta e del consiglio dalla convocazione all'assistenza alle sedute, dalla formalizzazione degli atti alla redazione dei verbali.

All'ufficio sono, inoltre, attribuite le seguenti attività:

• funzioni di assistenza alle attività del Segretario Comunale nell'ambito dei compiti loro assegnati dalle Leggi e dai Regolamenti;
• l'indizione e la gestione delle procedure pubbliche di gara, relative all'affidamento di servizi, forniture e lavori pubblici, sino alla stipula dei relativi contratti, nonché la predisposizione, stipula, registrazione e trascrizione dei contratti di compravendita e relativi a diritti immobiliari e reali;
• servizio di sportello al pubblico per il ritiro degli atti giudiziari e delle cartelle esattoriali, ivi depositati ai sensi di legge, nonché per la consultazione e l'eventuale rilascio di copia delle deliberazioni adottate dal Consiglio Comunale, dalla Giunta Comunale.
   

Ufficio Protocollo

L'Ufficio Protocollo si occupa della ricezione e della spedizione di tutta la corrispondenza del Comune; in caso di consegna a mano, il rilascio della ricevuta è immediato e gratuito.

Essendo dotato di un meccanismo informatizzato, è in grado di protocollare la posta in maniera informatica assegnando automaticamente, ad ogni documento, un numero progressivo del Protocollo Generale del Comune. In seguito, la posta viene scansionata e smistata agli uffici competenti.

Smista inoltre la posta elettronica; l'utente potrà inviare all'indirizzo elettronico istituzionale, qualsisi tipo di corrispondenza e, qualora sia dotato di indirizzo di posta elettronica certificata, la sua e-mail avrà valore di raccomandata con ricevuta di ritorno, cosi come previsto dalla vigente normativa.

Per comunicazioni di natura riservata, che chiunque voglia far pervenire direttamente agli Amministratori Comunali o ai Dirigenti, l'Ufficio Protocollo si fa da tramite; in tal caso, si raccomanda di scrivere sulla busta, in modo chiaro, che si tratta di 'COMUNICAZIONE RISERVATA E PERSONALE'; in questo modo, quando l'operatore del protocollo riceve della corrispondenza con tale dicitura, la stessa non viene aperta ma consegnata integra al diretto interessato.

Protocollare un atto significa valutare a chi è destinato, timbrarlo e aggiungere il numero di categoria, classe e fascicolo e attribuirgli soprattutto valore legale.

All'Ufficio Protocollo, inoltre, è necessario rivolgersi per la consultazione dei numeri della Gazzetta Ufficiale (G.U.) e del Bollettino Ufficiale della Regione Sardegna (B.U.R.A.S.).

Presso lo stesso Ufficio è possibile anche ritirare gli atti depositati in Comune a seguito di mancata notifica.
Compiti:

1. Ricezione e protocollazione della posta in arrivo, dei fax, delle e-mail e dei documenti consegnati personalmente allo sportello (con rilascio della ricevut;
2. Tenuta del registro di protocollo informatico;
3. Distribuzione della posta ai vari uffici del comune mediante mail istituzionale;
4. Gestione archivio, sia cartaceo che informatico, di tutti i documenti del Comune di Arzana, comprese delibere e determine;
5. Coordinamento degli adempimenti previsti dal DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e sue integrazioni e modificazioni;

Normativa di riferimento

• Legge n. 241 del 07.08.1990, 'Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi.' e successive modificazioni e integrazioni.
• D.Lgs. n. 29 del 03.02.1993, 'Razionalizzazione dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego, a norma dell'articolo 2 della L. 23 ottobre 1992, n. 421.' e successive modificazioni e integrazioni.
• Legge n. 150 del 07.06.2000, 'Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni.'
• D.P.R. n. 422 del 21.09.2001, 'Regolamento recante norme per l'individuazione dei titoli professionali del personale da utilizzare presso le pubbliche amministrazioni per le attività di informazione e di comunicazione e disciplina degli interventi formativi.'
• Direttiva del Ministro della Funzione Pubblica del 07.02.2001, 'Direttiva sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni'.
   

Indirizzo: Via Monsignor Virgilio 30/bis, 08040 Arzana (OG)
Telefono: 0782 37350 Fax: 0782 37847